Le problème
Les factures, formulaires et pièces de dossier sont ouverts, renommés et ressaisis manuellement.
Administration et opérations
Automatiser le traitement des documents
Extraire, contrôler et transmettre les données de documents récurrents vers les bons outils.
La réponse
Le workflow reconnaît le document, extrait les champs attendus et choisit entre traitement automatique et contrôle humain.
Déroulé
Du point de départ au résultat exploitable.
- Moins de copier-coller
- Un classement plus cohérent
- Une trace des contrôles effectués
Automatiser le traitement des documents
Actif- Document reçu
- Extraction
- Classification
- Stockage
- Action métier
Le fonctionnement
Le document est récupéré depuis un email, un formulaire ou un dossier partagé. Les champs utiles sont extraits puis contrôlés selon leur format, leur présence et, si nécessaire, une source de référence.
Le résultat validé est classé et envoyé à l’outil concerné. Un cas incomplet ou incertain rejoint une file de vérification plutôt que d’être traité silencieusement.
Exemple concret
Une facture reçue par email est associée au fournisseur, renommée selon la convention interne et enregistrée dans le bon dossier. Les champs comptables sont préparés pour validation avant synchronisation.
Points de vigilance
La qualité dépend des documents reçus et des règles de contrôle disponibles. Le stockage, les accès et la durée de conservation doivent être définis pour chaque catégorie documentaire.
Passons au concret